Abstract Submission | Submisión del Abstracto

ENGLISH (ESPAÑOL)

Submission Instructions

To facilitate oral presentation or poster submissions, please submit a short abstract and a list of at least 5 keywords in English and Spanish. You may submit this and other information by filling out this Form.

Deadline: July 1st, 2024

Oral Presentations 

• Talks may be presented in English or Spanish. Simultaneous translation will be provided during all conference sessions. However, to help facilitate understanding, we suggest including the title and all text of your presentation in both English and Spanish.
• Presentations must be in Microsoft PowerPoint, widescreen format, formatted to display properly on a PC computer.
• Oral presentations will be 12 minutes long, with 3 minutes for audience questions. 
• Presenters must load their presentations at least one week prior to their scheduled talk(s). We will provide a shared Drive Folder and instructions to all presenters as to how to upload the presentation. We recommend still bringing your presentation on a USB Flash Drive, in case of technical difficulties. 

Presentations will commence on the morning of 2 October (Wednesday) and continue throughout Wednesday, Thursday, and Friday. The conference will not be broken into concurrent sessions to ensure that all participants are able to attend all talks.

Guidelines for preparing and presenting your talk 

• Please provide the title and all text of your presentation in English and Spanish.
• Keep your graphics clear, simple, and easy to read. Please read here to learn about how to make your presentation more accessible for people with color-blindness.
• It is important that you do your part to prepare high quality visual aids that can be read from the back of the room. We suggest an Arial (or other simple) font at font size 24 or larger.
• The screens used in the meeting room will be oriented horizontally (landscape layout). Therefore, we request that you use only horizontal (landscape) presentation slides to ensure that the full extent of the slide can be seen on the screen. The upper and lower portions of vertically oriented presentation slides will not project well onto the screen and may not be visible to the audience.

Your presentation should reflect the information presented in your accepted abstract. 

Audiovisual Equipment Provided
 
A laptop computer with Windows operating system and Microsoft PowerPoint, attached to one projector, will be used to load and project presentations onto one screen. Speakers will speak at a podium with a microphone hooked up to the room's sound system.

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Poster Guidelines

Posters should be large enough for multiple viewers to read them, but should not exceed 80 cm (2.5 feet) wide by (125 m (4 feet) in height. We request that the title on the poster is in both English and Spanish. 
 
Posters must be ready for viewing prior to the Poster Session, which will take place the evening of 2 October, 2024. During the Poster Session, you are expected to remain by your poster and answer questions. Posters may be left on display for the remainder of the conference, allowing additional time for attendees to view them, and time for poster presenters to view others' posters.
 

• Posters may be written in English or Spanish, however we ask that the title be in both languages
• Text, tables, and all other images should be readable from at least 2-6 ft (x-x m) distance.
• Consult this resource for creating posters accessible to those with color-blindness.
• Avoid fonts that utilize script or are difficult to read.
• Posters will be displayed on panels that are 1m wide by 2m high.  Please be sure your posters fit within these dimensions, and are no wider than 80cm. (approx. 2.5 feet).

Poster Display Equipment Provided
 
Poster presenters will only need to bring their posters to the conference, as display equipment will be provided.

• Portable walls and tacks and/or double-sided tape will be provided for displaying flat paper posters.

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ESPAÑOL

Instrucciones de envío

Para facilitar la presentación oral o el envío de carteles, solicitamos un abstracto corto y una lista de al menos 5 palabras clave en inglés y español. Puede enviar estas palabras clave y otra información completando este formulario.

Fecha Limite: 1 de julio del 2024

Presentaciones orales

• Las charlas podrán presentarse en inglés o español. Se proporcionará traducción simultánea durante todas las sesiones de la conferencia. Sin embargo, para ayudar a facilitar la comprensión, sugerimos incluir el título y todo el texto de su presentación tanto en inglés como en español. 
• Las presentaciones deben estar en Microsoft PowerPoint, formato de pantalla ancha, formateadas para visualizarse correctamente en una computadora PC. 
• Las presentaciones orales durarán 12 minutos. , con 3 minutos para preguntas de la audiencia. 
• Los presentadores deben cargar sus presentaciones al menos una semana antes de su(s) charla(s) programada(s). Proporcionaremos una carpeta de Drive compartida e instrucciones a todos los presentadores sobre cómo cargar la presentación. Recomendamos aún traer su presentación en una unidad flash USB, en caso de dificultades técnicas.

Las presentaciones comenzarán la mañana del 2 de octubre (miércoles) y continuarán durante el miércoles, jueves y viernes. La conferencia no se dividirá en sesiones simultáneas para garantizar que todos los participantes puedan asistir a todas las charlas.

Pautas para preparar y presentar tu charla

• Proporcione el título y todo el texto de su presentación en inglés y español.
• Mantenga sus gráficos claros, simples y fáciles de leer. Lea aquí para saber cómo hacer que su presentación sea más accesible para las personas daltónicas.
• Es importante que usted haga su parte para preparar ayudas visuales de alta calidad que se puedan leer desde el fondo del salón. Sugerimos una fuente Arial (u otra simple) con un tamaño de fuente 24 o mayor.
• Las mamparas utilizadas en la sala de reuniones estarán orientadas horizontalmente (disposición apaisada). Por lo tanto, le solicitamos que utilice únicamente diapositivas de presentación horizontales (apaisadas) para garantizar que se pueda ver toda la extensión de la diapositiva en la pantalla. Las partes superior e inferior de las diapositivas de presentación orientadas verticalmente no se proyectarán bien en la pantalla y es posible que no sean visibles para la audiencia.
• Su presentación debe reflejar la información presentada en su resumen aceptado. 

Equipo audiovisual proporcionado 

Se utilizará una computadora portátil con sistema operativo Windows y Microsoft PowerPoint, conectada a un proyector, para cargar y proyectar presentaciones en una sola pantalla. Los oradores hablarán en un podio con un micrófono conectado al sistema de sonido de la sala.

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Directrices para carteles (posters)

Los carteles deben ser lo suficientemente grandes para que varios espectadores puedan leerlos, pero no deben exceder los 80 cm (2,5 pies) de ancho por (125 m (4 pies) de alto. Solicitamos que el título del cartel esté tanto en inglés como en español.

Los carteles deben estar listos para su visualización antes de la sesión de carteles, que tendrá lugar la noche del 2 de octubre de 2024. Durante la sesión de carteles, se espera que usted permanezca junto a su cartel y responda preguntas. Los carteles se pueden dejar en exhibición durante el resto de la conferencia, lo que permitirá tiempo adicional para que los asistentes los vean y tiempo para que los presentadores vean los carteles de los demás.

• Los carteles pueden estar escritos en inglés o español, sin embargo solicitamos que el título esté en ambos idiomas. El texto, las tablas y todas las demás imágenes deben poder leerse desde una distancia mínima de 2 a 6 pies (x-x m).
• Consulte este recurso para crear carteles accesibles para personas con daltonismo.
• Evite las fuentes que utilicen escritura o que sean difíciles de leer.
• Los carteles se exhibirán en paneles de 1 m de ancho por 2 m de alto. Asegúrese de que sus carteles se ajusten a estas dimensiones y no midan más de 80 cm. (aproximadamente 2,5 pies).

Equipo de exhibición de carteles proporcionado 

Los presentadores de carteles sólo tendrán que traer sus carteles a la conferencia, ya que se les proporcionará equipo de exhibición. 

• Se proporcionarán paredes portátiles y tachuelas y/o cinta adhesiva de doble cara para exhibir carteles de papel plano.